Execution Happens

Без заголовка

Меньше Работы Впустую

Попробуйте вспомнить, сколько часов вам приходится проводить в работе над проектами, предложениями и прочими документами, смысла которых вы не понимаете, а также на встречах, которые кажутся бесконечными или ненужными? Тяжелая работа – это вовсе не то же самое, что Реальная Работа. Примерно половина всего объема выполняемой нами работы хоть и поглощает бесценное время, но никак не способствует выживанию организации ни в краткосрочной, ни долгосрочной перспективе. Работа Впустую не только высасывает из компании ресурсы, не обеспечивая ни роста выручки, ни повышения прибыльности, но и ведет к разрушению морального духа команды, приводит к безразличию, лишает сотрудников уверенности – а это ведет к росту увольнений, разрывам в коммуникации, закреплению в корпоративной культуре шаблонов поведения, которые вызывают падение продуктивности.

 

Правильная карта: работа со смыслом, а не впустую

Чтобы объяснить, в чем заключаются связанные с Работой Впустую проблемы, наш коллега Стивен Кови использует одну простую историю. Представим, что вы собрались в Чикаго на деловую встречу. Приземляетесь точно по расписанию, выходите из самолета и собираетесь взять в аренду машину. Вам быстро выдают ключи от машины и карту города, вы выходите на парковку, находите свою машину и радостно уезжаете. Но вот проблема: сотрудник прокатной компании по ошибке дал вам карту Филадельфии. Никакой другой карты у вас при этом нет.

Разумеется, вы тут же теряетесь и не понимаете, как отсюда выбираться. Звоните своему помощнику, который уже ждет вас на месте встречи, и объясняете, что не знаете, как вам выехать из аэропорта и куда ехать. Он произносит что-то невнятное и советует попробовать еще; вы прибавляете газу – но это не помогает, вы еще больше запутываетесь. Вы в раздражении опять звоните помощнику и объясняете, что не видите вокруг ничего похожего на то, что указано на карте. Помощник чувствует, что вы постепенно выходите из себя и советует вам смотреть на все это позитивно. Он даже произносит свою излюбленную короткую речь о важности позитивного настроя и поет вам в трубку: «Твоим настроением управляет твое настроение». Тогда вы пытаетесь посмотреть на ситуацию с позитивной точки зрения – и вот вам уже почти все равно, что вы совершенно не представляете, где вы и куда едете. Вы счастливы и довольны, хоть и потерялись. Да и вообще вам не очень-то и хотелось попасть на эту встречу.

 

Как перестать Работать Впустую

Доктор Брент Д. Петерсон – соавтор книги «Fake “Work”: Why People Are Working Harder Than Ever but Accomplishing Less, and How to Fix the Problem». Он также является автором программ «Aligning People with Purpose» и «Smart Talk». Больше информации о концепции Работа Впустую вы найдете на сайте www.petersongillespie.com

Но проблема никак не связана ни с вашим поведением, ни с отношением к ситуации. Просто у вас не та карта! Чтобы не допускать Работы Впустую, нужно первым делом найти подходящую карту. После этого можно будет разбираться и с поведением, и с отношением к работе. Но пока вы смотрите не в ту карту, менять поведение или отношение не имеет смысла. Почти в любом деле настоящие прорывы совершаются только когда удается отказаться от устаревших взглядов, подходов и представлений – то есть от неподходящей карты.

 

Работа Впустую – операционная ловушка

В наши дни сотрудники компаний часто оказываются в операционной ловушке: они все время страшно загружены, но их кипучая деятельность слишком часто совершенно не соответствует прекрасно кем-то продуманной стратегии компании и не направлена на достижение стратегически важных результатов. Выясняется, что в большинстве случаев даже если стратегия действительно глубоко и качественно проработана, мало кто из сотрудников ее понимает. А если и понимают, что не знают, как их личная деятельность связана со стратегическими целями. И тогда команде приходится работать над исправлением ошибок и недоработок. Операционные ловушки становятся частью корпоративной культуры и основных рабочих процессов, и постепенно большинство начинает думать, что так и устроен корпоративный мир: отчеты почти никто не читает, рабочие встречи почти никому не интересны. Постепенно люди вязнут в этой деятельности по поддержанию этой странной и совершенно искусственной рабочей среды. Потом все больше сотрудников начинают жаловаться, критиковать и обвинять, обвинять, обвинять.

 

Тревожная статистика: чем опасна Работа Впустую

Большинство сотрудников компаний убеждены, что много и упорно работают. Но существенная часть их работы – это та самая Работа Впустую, которая никак не соответствует стратегии и целям организации. Ниже мы приводим статистические данные, показывающие, как человек может совершенно потеряться в культуре Работы Впустую, сложившейся в организации:

73% сотрудников утверждают, что стратегия и цели их организаций не детализируются до уровня конкретных рабочих задач, которые они лично могли бы выполнять

70% сотрудников не знают, что могут сделать, чтобы помочь своей организации двигаться к стратегическим целям

81% сотрудников не чувствуют серьезной ответственности за реализацию стратегии и достижение целей компании

87% сотрудников чаще всего не удовлетворены еженедельными результатами своей работы

68% сотрудников не считают, что работу над текущими целями рабочей группы или подразделения можно назвать Реальной Работой

 

Результаты работы зависят от стратегии, балансировки и качества реализации

Нас очень беспокоит тот факт, что около 50% всей выполняемой сотрудниками работы – это Работа Впустую. А ведь двигаться к запланированным результатам и организация, и каждый из ее сотрудников может только за счет Реальной Работы. Вроде бы, все вполне очевидно, но в реальности в большинстве случаев люди заняты таким количеством Работы Впустую, что компании несут серьезные потери и с точки зрения денежных ресурсов, и с точки зрения морального климата и настроя. Что же может сделать организация, чтобы повысить эффективность работы? Ответ: нужно научиться смотреть на работу с точки зрения ожидаемого результата. Когда люди, команды и организация в целом фокусируются на продуктивной деятельности, начинаются настоящие чудеса.

 

Осмысленная Работа: процесс стратегической балансировки

Как в рамках организации обеспечить соответствие текущей деятельности принципам утвержденной стратегии и сократить объем Работы Впустую? Использовать процесс Осмысленная Работа, который помогает организациям добиваться результатов за счет соответствия работы всего персонала принятой стратегии и концентрации на выполнении Реальной Работы. Реальная Работа – противоположность Работы Впустую.

В ходе стратегической балансировки работа всех без исключения сотрудников организуется так, чтобы обеспечить выполнение стратегии, исключить Работу Впустую и сфокусироваться на Реальной Работе. Модель предполагает три этапа:

 

Стратегия                             Балансировка            целей                        Реализация

Эта модель иллюстрирует последовательность действий, ведущих организацию к реализации самых амбициозных целей за счет того, что команды и отдельные сотрудники берут на себя полную ответственность за выполняемую работу. Однако в организациях все три элемента редко объединяются в единую систему. Слабейшее звено – Балансировка целей. Здесь и возникают ошибки и недоработки, так как организации либо не понимают, как эту Балансировку обеспечить, либо пытаются решить эту задачу слишком тривиальными способами.

 

Формулирование стратегических приоритетов

Стратегия – это искусство разработки тактических приемов, необходимых организации для успешной конкурентной борьбы, умелой дифференциации на рынке, формирования ценности для потребителей и стабильного роста. Стратегия – основа, на которой строится бизнес.

Стратегия почти никогда не доносится должным образом до сотрудников на всех уровнях иерархии. Все мы то и дело слышим истории о том, как небрежно осуществляется информирование сотрудников о стратегии: стратегия не становится основой ежедневной профессиональной деятельности персонала. Получается, что, хотя компания тратит массу времени на выработку стратегии, руководство чаще всего допускает три фатальные ошибки, в результате чего стратегия не реализуется:

  • Некачественные формулировки. Часто стратегия выглядит неплохо, но написана нескладным или непонятным языком, основывается на недостоверных предположениях. В результате смысл и цель стратегии, как и суть необходимых изменений оказываются непонятными.
  • Плохая коммуникация. Для качественной коммуникации со всеми сотрудниками необходим и единый план, и специальные навыки.
  • Неспособность транслировать стратегию, то есть разбить ее на конкретные рабочие задачи. Чтобы сбалансировать стратегию и индивидуальную работу персонала, необходимо, чтобы каждый сотрудник считал себя лично ответственным за реализацию стратегии.

 

Единство команд и целей для реализации стратегии

Работа над достижением баланса целей и задач начинается с руководства, но каждый сотрудник обязан делать осознанный вклад в эту работу. Люди должны найти способ увязать собственную работу, причем в контексте задач, стоящих перед их подразделениями, с общей стратегией организации.

Именно на этапе балансировки целей почти во всех организациях совершаются серьезные ошибки и случаются недоработки. Секрет успеха на этой стадии заключается в следующем: формулировки и коммуникация – это только первый шаг, необходимый для того, чтобы руководители подразделений и их подчиненные могли начать превращать стратегические планы в рабочие задачи. Трансляция стратегии – это умение декомпозировать стратегические постулаты и превратить их в ежедневные задачи. Трансляция стратегии реализуется в подразделения компании, а не на заседании Совета директоров. И тогда есть только два варианта: либо стратегия понята командой, либо нет; либо люди могут ее осознать и объяснить, либо нет. Для успешной балансировки задачи целей требуется сотрудничество:

  • Команды сообща разбираются с постулатами стратегии
  • Глядя на стратегию через призму интересов и задач своей команды, сотрудники начинают разбивать стратегию в текущие рабочие задачи
  • Команды начинают осознавать общую цель, приоритеты и направление движения
  • Команды формируют осмысленные рабочие планы.

 

Реализация в соответствии со стратегией

Реализация поставленных задач – это кульминация процесса трансляции стратегии в матрицу бизнес-результатов. Это и есть основная цель любой стратегии. Говоря коротко, это означает, что люди должны работать только над теми задачами, которые важны и значимы в контексте общей стратегии организации.

Реализация стратегии – это работа всей команды, а не только руководства. В большинстве книг рассуждения о реализации стратегии ограничиваются лишь описанием деятельности руководства: предполагается, что лидеры формируют контекст, мотивируют команду и обеспечивают реализацию. Мы согласны, что формировать контекст важно, но после этого реализация разворачивается на каждом без исключения уровне иерархии, и важно, чтобы сотрудники осознавали себя хозяевами своей работы, понимали ее место в контексте общей стратегии, несли ответственность и могли требовать от других соответствующего результата.

 

Осмысленная Работа

Процесс «Осмысленная работа» разработан для того, чтобы помочь рабочим командам сбалансировать собственную деятельность с общей стратегией компании. Здесь требуется умение и готовность сотрудничать, четкая координация и отличная коммуникация.

Процесс «Осмысленная Работа» – это вовсе не отдых от реальностей повседневной работы. Это возможность глубже осознать суть этой ежедневной деятельности и сформировать реалистичный план, реализация которого позволит вам сделать максимальный вклад в общее дело и получить удовлетворение от работы.

Процесс «Осмысленная Работа» – это и не просто серия упражнений. Он помогает командам сформулировать планы для Реальной Работы – реалистичные, увязанные со стратегией, способствующие изменению подходам команд к совместной работе на общий результат.

 

Цели процесса Осмысленная Работа

Это полноценный рабочий процесс, а не просто отвлеченный тренинг. Участники фокусируются на том, какую именно работу должны выполнять, чтобы помочь организации достичь самых амбициозных целей и показать высокое качество работы. В ходе процесса должны быть достигнуты следующие цели:

  1. Осознать разницу между Реальной Работой и Работой Впустую
  2. Сформулировать задачи в контексте Реальной Работы, увязанные со стратегией компании
  3. Всей командой определить приоритетность каждой из задач
  4. Помочь членам команды выполнить задачи, относящиеся к Реальной Работе
  5. Научиться преодолевать препятствия и получать необходимую помощь
  6. Взять в свои руки контроль за выполнением собственных рабочих планов
  7. Обеспечивать соответствие деятельности, результатов и системы оценки команды стратегии организации
  8. Снижать объем Работы Впустую и повышать объем Реальной Работы, используя стратегию компании в качестве основы для своих каждодневных задач

 

Итоги

Процесс «Осмысленная Работа» позволяет всей организации объединиться и нацелиться на единый объем задач. Ни отдельные сотрудники, ни команды внутри организации не способны в одиночку наметить все необходимые стратегические действия и успешно выполнить их. Чтобы планы были адекватными, получали поддержку команды и реализовывались, необходимо вовлечение всех сотрудников организации.

Рабочая команда – это то место, где реализуется стратегия. Когда каждый член каждой команды в рамках организации сфокусирован на реализации стратегии, повышается производительность, результаты превышают ожидания, укрепляется моральный дух. Такой подход выгоден всем!

Брент Д. Петерсон, PhD

PetersonGillespie International